Veranstaltungskaufmann/-frau


Dauer: 3 Jahre

Veranstaltungskaufmann/-frau

Tätigkeiten

  • Veranstaltungen konzipieren, organisieren und durchführen
    • Kunden beraten, informieren und betreuen
    • an der Entwicklung von zielgruppengerechten Veranstaltungskonzepten mitwirken
    • Konzepte und Ergebnisse präsentieren
    • Angebote einholen, Unterlagen von Künstlern/Künstlerinnen beschaffen, ordnen und archivieren, Verträge aushandeln
    • Kosten- und Gewinnpläne erstellen
    • Ablauf- und Regiepläne erstellen und umsetzen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Künstlern/Künstlerinnen, Architekten/Architektinnen, Designern/Designerinnen, Technikern/Technikerinnen, Produzenten/Produzentinnen und Agenten/Agentinnen zusammenarbeiten
    • Veranstaltungsrisiken kalkulieren und bewerten
    • alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkenden koordinieren
    • veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen und überwachen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern
    • Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen
    • Marketing: den Veranstaltungsmarkt beurteilen, Marketingkonzepte erarbeiten und durchführen
  • Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus:
    • kaufmännische Aufgaben
    • Organisationsabläufe und Verwaltungsprozesse gestalten und organisieren, kaufmännische Geschäftsvorgänge bearbeiten und Kalkulationen durchführen
    • personalwirtschaftliche Vorgänge bearbeiten

Ausbildungsinhalte

  • Folgende Inhalte werden vermittelt:
    • Mitwirken bei der Marktbeobachtung, welche Zielgruppen gibt es
    • Veranstaltungspläne, insbesondere Ablauf- und Regiepläne, erstellen
    • Kosten ermitteln, erfassen und überwachen sowie Bestellungen durchführen
    • Projektplanungsinstrumente anwenden und Aufgaben im Team planen und bearbeiten
    • erfassen der betrieblichen Abläufe, Nutzung von Informations- und Kommunikationssystemen und allgemeiner und betriebsspezifischer Software
    • Vorbereitung von Ausschreibungen, Einholung von Angeboten und Auswertung von Informationen, Durchführung von Kalkulationen und Bearbeitung von Geschäftsvorgängen für das Rechnungswesen
    • Bewertung von Marketingkonzepten bei der Erstellung und Umsetzung von Veranstaltungen
    • Koordination von Projektaufgaben und Arbeiten interner und externer Beteiligter
    • Beurteilung von Veranstaltungsstätten und Einholung von Genehmigungen
    • Personalplanung, Personalbeschaffung und Personaleinsatz
    • Erteilung und Einholung von Auskünften, auch in einer Fremdsprache
    • Beschaffung und Nutzung wirtschaftlicher Grunddaten des Marktsegments für Veranstaltungskonzepte
    • Informations-, Beratungs- und Verkaufsgespräche mit Kunden sowie Beschwerdemanagement
    • Sicherstellung des Ablaufplanes einer Veranstaltung
    • Abschlussarbeiten nach der Veranstaltung, z.B. Endabrechnungen erstellen und den Erfolg der Veranstaltung kontrollieren
    • Einsetzen betrieblicher Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrumente
    • Gesetze und Vorschriften, z.B. hinsichtlich Haftungs- und Versicherungsrecht
    • Rechtsform des Ausbildungsbetriebes
    • Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsverhältnis
    • berufsbezogene Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften anwenden
    • Möglichkeiten der wirtschaftlichen und umweltfreundlichen Energie- und Materialanwendung

Anforderungen

  • für die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau/-mann
    • Interesse an kaufmännisch-organisatorischen, sozial-beratenden und verwaltenden Tätigkeiten
    • Sorgfalt (z.B. exaktes Kalkulieren von Preisen und Bearbeiten von Zahlungs- und Abrechnungsvorgängen)
    • Flexibilität (rasches Umstellen auf unterschiedliche Veranstaltungsarten, Orte, Zielgruppen und Mitwirkende)
    • Kreativität (z.B. Einfallsreichtum zeigen bei der Konzeption von zielgruppengerechten Veranstaltungen)
    • Kommunikationsfähigkeit (z.B. Besprechen des Veranstaltungsablaufs mit den Beteiligten vor und während der Veranstaltungen, Eingehen auf deren Rückfragen)
    • Kontaktbereitschaft (z.B. schnelles Herstellen von Kontakten mit Veranstaltern und Veranstaltungsteilnehmern)
    • Befähigung zur Gruppenarbeit / Teamfähigkeit (z.B. Zusammenarbeiten mit Künstlern, Architekten, Designern, Technikern und Produzenten bei einer Großveranstaltung)
    • Interkulturelle Kompetenz (z.B. angemessenes Eingehen auf kulturelle Besonderheiten beim Umgang mit Künstlern aus anderen Kulturkreisen)
    • Freundlich-gewinnendes Wesen (z.B. höfliches und zuvorkommendes Auftreten zur Festigung der Kundenbindung)
    • Kunden- und Serviceorientierung (z.B. Anbieten individueller Lösungen bei spezifischen Vorstellungen der Auftraggeber hinsichtlich der geplanten Veranstaltungen)
    • Verhandlungsgeschick (z.B. Abschließen von Verträgen mit Künstlern)
    • Durchsetzungsvermögen (z.B. Festlegen von Veranstaltungspartnern auf bestimmte Konditionen)